Künstliche Intelligenz:
Prozessbeschleuniger im Event Management
Künstliche Intelligenz (KI), auch artifizielle Intelligenz (AI) genannt, imitiert menschliche Fähigkeiten wie logisches Denken, Lernen, Planen und Kreativität. © Steve Johnson – Unsplash.com
Alexa und Siri kennt jeder. Auch Sprachassistenten, Smart Home, Musikstreaming, Bilderstellung und -erkennung, Sprachübersetzungen, assistiertes Fahren und Navigation. Und jeder weiß: KI liefert Antworten. Sogar über sich selbst und die eigene Zukunft in der Eventbranche. VOK DAMS hat zu Beginn des Jahres einen KI-Chatbot befragt, wie die künftigen Einsatzmöglichkeiten die Prozesse im Eventmanagement beeinflussen werden.
Im Lauf der vergangenen Jahre kamen neben dem hinlänglich bekannten ChatGPT eine ganze Reihe von KI-gestützten Tools auf den Markt, die mit intelligenten Algorithmen zahlreiche Prozesse revolutionieren und die Produktivität steigern sollen. In der eingangs zitierten Agentur-Anfrage sagte die KI-Applikation zunächst über sich selbst, dass sie die Terminplanung, die Budgetierung und das Versenden von Erinnerungen optimiere. Aber auch, dass KI-gestützte Chatbots mit den Teilnehmern interagieren, Fragen beantworten und personalisierte Empfehlungen geben könne. Daten früherer Veranstaltungen könne sie ebenfalls ermitteln, um die Vorlieben und Interessen des Publikums zu verstehen und für künftige Veranstaltungen nutzbar zu machen. Dabei würden Daten aus sozialen Medien, Umfragen und anderen Quellen zusammengetragen und analysiert.
Der Chatbot fasste für VOK DAMS zusammen: „KI wird die Zukunft der Eventbranche in vielerlei Hinsicht prägen, von der Automatisierung sich wiederholender Aufgaben über die Personalisierung des Eventerlebnisses für die Teilnehmer bis hin zur Gewinnung wertvoller Erkenntnisse über das Publikum.“
Das ist aber längst nicht alles. Umfragen zufolge nutzen Unternehmen Künstliche Intelligenz bereits viel umfassender und zwar unter anderem zur Datenaggregation (40 Prozent), zur Ideenfindung (38 Prozent) und zur Minimierung von Sicherheitsrisiken (38 Prozent). Darüber hinaus wird KI eingesetzt, um die interne Kommunikation, Pläne, Präsentationen und Berichte zu optimieren (46 Prozent).
Das wirkt sich auch auf traditionelle Berufsbilder aus und könnte so manchen Job gefährden: Dazu gehören z.B. Buchhalter, Mathematiker, Programmierer, Schriftsteller, Journalisten und: Dolmetscher! Denn KI ist in der Lage, Veranstaltungsinhalte mit hoher Geschwindigkeit in verschiedene Sprachen zu übersetzen. Das spart enorme Ressourcen bei Meetings, Konferenzen, Vorträgen und Webinaren, wenn mehrere Teilnehmer aus verschiedenen Sprachräumen anwesend sind. Zur Beruhigung: Eventmanager und Messeplaner gehören nicht zu den „bedrohten“ Berufsgruppen, denn in ihren Aufgabenfeldern hilft die Automatisierung, bürokratischen Arbeitsballlast abzuwerfen und damit zu einer stärkeren Konzentration auf die Kernkompetenzen zu kommen.
Generell aber sollte man sich immer vor Augen halten: Eine KI – und auch dieser Chatbot! – kann nichts wissen, was sie nicht als Informationsgrundlage hat. Banales Beispiel: Hat ein Bilderkennungsprogramm bisher nur Hunde gesehen, so wird es eben keine Katzen erkennen.
Beispiele für KI im Eventbereich
Die automatische Generierung von Namensschildern, die Planung von Sitzplatzarrangements oder die automatisierte Erfassung von Feedback gehören fast schon zu den Standards. Aber ChatGPT kann ebenso Recherche-Ergebnisse liefern zu passenden Event Locations oder Keynote Speakern. Dinge, die bei Planern meistens sehr viel Aufwand verursachen. Mit KI können Veranstalter aber auch in Echtzeit Daten analysieren und überwachen, um das Eventgeschehen besser zu verstehen. Dazu gehört die Analyse von parallelen laufenden Social Media-Beiträgen, das Stimmungsbarometer während einer Veranstaltung oder die Überwachung von Teilnehmerbewegungen. Im Rahmen dieser Analysen sind Veranstalter in der Lage, schnell zu reagieren und Abläufe – falls notwendig – anzupassen.
Matchmaking-Software wertet die Teilnehmerdaten auf Grundlage ihrer Interessen, ihrer beruflichen Expertisen, ihrer Herkunft usw. auf Knopfdruck aus und gibt so jedem Teilnehmer eine personalisierte Liste zum Networking mit Gleichgesinnten an die Hand.
Mit dem Einsatz von KI verstehen Veranstalter ihre Teilnehmer besser. Noch während des laufenden Events kann die KI Daten zum Involvement und der Zufriedenheit der Gäste analysieren und ausgeben.
Eigene Soundtracks, Gesichtserkennung und Event-Analysen
Mit Künstlicher Intelligenz können außerdem einzigartige Soundtracks für Veranstaltungen generiert werden. Man gibt einfach seine thematischen Präferenzen ein und die KI-Software erledigt den Rest, schafft eine originelle „Musical Identity“ für die Company oder das Event!
Veranstaltungsplaner können darüber hinaus Event Leads generieren, indem sie KI-Datenanalyse, maschinelles Lernen und prädiktive Modellierungstechniken nutzen. Denn KI kann große Datensätze zum Verbraucherverhalten, zu Social Media-Aktivitäten und anderen Online-Interaktionen analysieren und damit potenzielle Leads für Veranstaltungen identifizieren. Durch das Auswerten von KI aus unterschiedlichen Quellen wird problemlos definiert, wer als potenzieller Teilnehmer für bestimmte Veranstaltungen infrage kommt.
Weiterhin können viele Event-Beschreibungen und Biografien der Redner analysiert und Inhalte für Registrierungs- und Landingpages kreiert werden.
Eine spannende Möglichkeit KI in Veranstaltungen einzubauen, ist die eigentlich schon gut bekannte Gesichtserkennungstechnologie. Damit erhalten Teilnehmer schnell und einfach Zutritt ohne physische Dokumente. Weiterhin kann die Gesichtserkennung auch zur Überwachung der Veranstaltung angewendet werden, damit Bedrohungen rechtzeitig erkannt und unerwünschte Personen identifiziert und ausgeschlossen werden können. Hier ist es allerdings wichtig, dass die Teilnehmer aus Datenschutzgründen frühzeitig über die Verwendung der Gesichtserkennung informiert werden.
Mithilfe von KI ist ebenso die Teilnehmerkommunikation nach der Veranstaltung individueller und besser gestaltbar. Sie kann Verhalten und Vorlieben der Teilnehmer untersuchen und diese Informationen nutzen, um Folgekommunikation und Angebote anzupassen.
Feedbacks und Zukunftsprognosen
Darüber hinaus erleichtert die Verwendung von KI beim Aufbau einer Fragenliste für eine Umfrage das Einholen von Feedbacks. So können alle Eindrücke der Veranstaltungsinhalte bewertet werden. KI fasst dann die Bewertungen und relevanten Erkenntnisse für die Nachbereitung zusammen und liefert interessante Insights für die Konzeption zukünftiger Veranstaltungen.
Die vorausschauende Analyse ist ein weiteres Einsatzgebiet. Hier können mit Hilfe der Analyse von Daten früherer Veranstaltungen künftige Besucherzahlen prognostiziert, die beliebtesten Elemente ermittelt und sogar Erlös-Prognosen vorgenommen werden.
Entscheidungen über die Veranstaltungslogistik sind ebenfalls ein Arbeitszeit-Vernichter. KI filtert nach den notwendigen Strukturen des Veranstaltungsortes, nach Catering-Erfordernissen und sinnvollen Marketingstrategien. So können Risiken erkannt und rechtzeitig Lösungsansätze konzipiert werden.
Prädiktive Analysen basieren auf aktuellen und historischen Daten, um Voraussagen treffen zu können, Trends zu ermitteln und zu extrapolieren. Eingesetzt werden modernste technische Anwendungen aus der Statistik, der Mathematik sowie aus dem Machine-Learning-Bereich.
Neue Ansätze im Messebau
Auch im Messebau zeichnen sich interessante Ansätze ab. So hat die SYMA AG unter Einbeziehung der KI-Plattformen MidJourney und DALL-E Grafiken zu einem gewünschten Thema generiert und zusammengefügt. Das Fazit: Einzelne Elemente eines Messestands können bereits mithilfe von KI generiert werden. Eine Unterstützung bei der Ideenfindung und dem Erstentwurf spare den Designexperten wertvolle Zeit, damit sie sich auf die anspruchsvolleren Aspekte des Kreativprozesses fokussieren können. Die Detailarbeit und die Qualitätssicherung müsse allerdings weiterhin von Grafikdesigner übernommen werden, da hier die KI an ihre Grenzen stieß. Auch für die finale Beurteilung von Stimmigkeit und Realisierbarkeit brauche es SYMA zufolge immer noch Menschen mit Expertise. Denn: Fehlerhafte Ergebnisse und Ungenauigkeiten können auftreten, wenn KI-basierte Programme teilweise dazu neigen, Fakten frei zu erfinden oder sinnlosen Output zu liefern, wenn die Wissensbasis nicht ausreichend ist.
Fazit:
Mit dem Einsatz von KI kann an vielen Stellen schneller, besser und vor allem kostengünstiger operiert werden. Dass sich damit andererseits kriminelle Operationen umsetzen sowie der Datenschutz und das Urheberrecht aushebeln lassen, gehört zu den Schattenseiten dieser Technologie. Der Gesetzgeber ist gefragt. Zu erwarten ist aber, dass KI bei der Aufdeckung solcher „Machenschaften“ ebenfalls beitragen wird. In jedem Fall ist es empfehlenswert, Business-Anwendungen mit KI von Fachleuten aufsetzen zu lassen, damit ein Optimum an Effizienz und Sicherheit erreicht werden kann.
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